هفته نامه مرودشت- گزارش عملکرد و بیلان کاری ادارات، گزارشی است دقیق و مستند که حدود و ثغور اختیارات و وظایف دستگاه را مشخص کرده، نیازهای محلی و ضرورت اجرایی پروژه، اعتبارات پروژه عمرانی را در کنار میزان منابع صرف شده و حجم عملیات انجام گرفته اعلام نموده، مکان و زمان انجام پروژه و سایر مشخصات فنی آن را نیز بازگو می کند. این گزارش باید منطبق با واقعیات جاری بوده، بدون ابهام تهیه شده باشد و نواقص و مشکلاتی را که موجب غیرشفاف بودن گزارش می‌شود، نداشته باشد.

***

بطور کل ارائه گزارش عملکرد اداره، سازمان، نهاد، موسسه و یا هر مجموعه ای می‌تواند به دو منظور انجام شود: اول، ارائه گزارش‌های منظم به مدیران بالادستی جهت ارزیابی وضع موجود و برنامه ریزی آینده که کم‌ و ‌بیش ارائه می‌شود و دیگری گزارش به مردم و رسانه‌ها جهت اطلاع رسانی پیرامون خدمات و تلاشهای انجام شده دستگاه که هر دو روش موجب بروز نتایج مثبت در سطوح مدیریت و افکار عمومی می شود. ارائه این نوع گزارشات موجب می‌شود که علاوه بر روشن شدن ابعاد مختلف فعالیت‌های انجام گرفته و نتایج احتمالی آنها، مردم از خدمات دستگاه‌های موجود بیش از پیش آگاه شوند. از این رو ضروری است از طریق ارائه گزارش‌های دقیق، آن دسته از عملکردها و برنامه‌ها که احیاناً شفاف نیست، برای مردم روشن و واضح شود.

روشن است که همه مدیران می‌خواهند بهترین گزارش کار را ارائه داده و کارنامه خوبی داشته باشند و سابقه روشنی از خویش بجا بگذارند. گزارش عملکرد مدیران، آن گاه موفق خواهد بود که نظر شهروندان را به خود جلب کرده و بازخورد مثبتی به همراه داشته باشد. برای رسیدن به این هدف بایست از تنظیم گزارشات یک طرفه و مبهم خودداری و نظر مخاطبین و بویژه منتقدین را درباره اثربخشی فعالیت های صورت گرفته جویا شد. به استناد فرمایش امام صادق(ع): « محبوب ترین برادر نزد من، کسی است که عیوبم را به من اهدا کند.» دریافت نظر منتقدین آگاه و خبره می‌تواند به مدیران کمک کند تا نقاط ضعف را شناخته، مشکلات را برطرف کرده و اقدامات اثربخش را برای پیشرفت و ارتقای حوزه کاری خود انجام دهند.

اگر دریچه نقد باز باشد، کارشناسان و متخصصان به خوبی می‌توانند به بیان ضعف‌ها و ایرادها پرداخته و مدیران را نقد کنند. مدیری که متملقان کم سواد را دور خویش جمع کرده و به تعاریف آنان دلخوش است سرنوشتی جز شکست ندارد و راهی را در پیش گرفته که سرانجام آن روشن نیست.

فراموش نکنیم گزارش‌دهی و پاسخگویی به مردم، از ویژگی‌های یک مدیر موفق است فلذا مدیری که خود را متعهد به ارائه چنین گزارش‌های مستند و شفاف دانسته و از نقدهای سازنده و دلسوزانه استقبال می‌کند، در واقع گام‌های محکمی جهت اصلاح امور و پیشرفت حوزه تحت مدیریت خویش بر می‌دارد.

به فرموده مقام معظم رهبری: «به شما مسوولان دولت که بخش های گوناگون در اختیارتان است، می گویم از انتقاد نه بترسید، نه خشمگین و ناامید شوید. این‏طور هم نباشد که اگر روزنامه یا شخصی به بخشی از بخش های دولت یا به کاری که دولت پدید می‏آورد، انتقاد می‏کند، مسوولان آن بخش یا مسوولان دولتی سراسیمه شوند. گاهی اوقات انسان می‏بیند یک حالت سراسیمه گی در اینها پیدا می‏شود. نه، به‏ هیچ ‏وجه سراسیمه نشوید. بالاخره انتقاد وجود دارد. راه مورد انتقاد قرار نگرفتن این است که انسان به کنج انزوایی بخزد و هیچ اقدامی نکند، یا اگر مسوولیتی می‏پذیرد، خدای نکرده به لوازم آن مسوولیت عمل نکند تا مثلا کسی به انتقاد از او نپردازد و برخلاف توقع او کاری صورت نگرفته باشد.»

ایشان در جایی دیگر می فرمایند: «برای شنیدن نقد، سینه گشاده و روی باز و گوش شنوا داشته باشید. هیچ ضرر نمی کنید از اینکه از شما انتقاد کنند. مطلب مربوط به منتقدان این است که انتقاد در جامعه چیز خوبی است. زیرا انتقاد موجب می‏شود انتقاد شونده بتواند نقاط قوت و ضعف خود را بفهمد و همچنین ناظران صحنه بتوانند بفهمند. این به پیشرفت کار کمک می‏کند ولی انتقاد، غیر از عیبجویی، آن هم عیبجویی خصمانه است.»

لذا ضروری است مدیران و مسئولان از نقدهای دیگران به‌ویژه کارشناسان و اهل فن نهراسند، بلکه همواره پاسخگوی مردم باشند تا روند حرکت بسوی توسعه، شتاب بیشتری به خود بگیرد. ارائه گزارش عملکرد، به شرط آن که صادقانه تنظیم شده و مستندات روشنی داشته باشد، آثار و نتایج مهمی را در پی دارد که مهمترین آنها شناسایی ضعف‌ها، کاستی‌ها و تلاش برای رفع آنها و برنامه‌‌ریزی دقیق‌تر برای آینده است که بیانگر تعهد مسئولین به مفهوم “خدمت رسانی صادقانه به مردم” است.

***

هفته گذشته بیلان کاری شهرداری سیدان به یکباره تنظیم و در برخی نشریات محلی به زیور طبع آراسته شد. این که در ۳ سال فعالیت شهردار محترم سیدان (بجز اسفند ماه ۹۲) بیلان کاری چندانی ارائه نشود و به محض انعکاس قول و وعده های اعضای محترم شورای شهر در جریان انتخابات شورا مبنی بر انتخاب شهردار مجرب –رجوع شود به مقاله سیدان، شهردار بزرگتر می خواهد هفته نامه مرودشت شماره ۲۵۶ – این بیلان کاری تنظیم و ارائه می شود، جای خوشحالی است اما نگاهی دقیق به جزئیات موجود در گزارش کاری شهرداری سیدان حاوی نکاتی است که جای تأمل و دقت بیشتر دارد:

1. گزارش ارائه شده، بیشتر به شیوه سنتی، انشاء گونه و به شکل رفع تکلیف انجام شده است.

2. این گزارش فاقد بازه زمانی بوده و ابتدا و انتهای آن ناپیداست. مردم باید بدانند این عملکرد در چه زمان شروع و پایان یافته است تا از ارائه گزارش پروژه سالهای قبل در گزارشات متعدد خودداری شود. مردم نباید احساس کنند انجام یک پروژه محلی در بیلان هرساله شهرداری تکرار می شود. چه خوب است اطلاع رسانی و ارائه گزارش در بازه های زمانی مشخص انجام گیرد تا موجب جلب اعتماد شهروندان و افزایش کیفیت گزارش گردد.

3. بهتر است زمانی اقدام به انتشار بیلان کار کنیم که در ذهن تیزبین و هوشیارمردم شائبه هایی مبنی بر تلاش برای ماندن! ایجاد نکند. پایان سال شمسی، بهترین زمان برای این کار است نه تیرماه! که باعث شود زحمتها، رنجها و سختی هایی که دراین راه متحمل شده ایم، مورد کم لطفی قرار گیرد.

4. محتوای گزارش باید بر اساس نظم، ضرورت اجرایی و تاثیر منطقه ای فعالیت های انجام شده ارائه گردد تا خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.

5. ادبیات بکار گرفته شده در گزارش، باید برای همگان قابل فهم باشد بویژه اینکه این گزارش برای اطلاع عموم مردم تهیه می شود.

6. بهتر بود تمام بندهای این گزارش، اطلاعاتی چون هدف اجرا، میزان اعتبار، منبع تامین کننده اعتبار، زمان پیش بینی شده برای اجرای پروژه، دستگاه های مشارکت کننده در پروژه، میزان مشارکت های مردمی، درصد پیشرفت فیزیکی، تاخیرهای احتمالی و علل تاخیر را در بر داشته باشد.

7. پرهیز از ارائه اطلاعات جنبی و بی مورد که بیشتر جنبه تبلیغاتی دارد، ضروری است. اطلاعاتی همچون نام بردن از افراد پیگیری کننده در این گونه گزارش ها، لازم نیست. یادمان نرود که پیگیری امور که اکثرا بواسطه حضور در دفتر مدیران، ارسال یک نامه و یا تلفن صورت می گیرد، مصداق کار اجرایی نیست و بنا بر ضرب المثل معروف : «کار را که کرد؟ آن که تمام کرد.» منصفانه نیست پیگیری های خود را که ممکن است هرگز به نتیجه نرسد، بعنوان بیلان کاری به مردم ارائه کنیم.